Один за всех: почему "Битрикс24" - один из лучших сервисов для удаленной работы

Коронавирус застал бизнес врасплох: заболевание распространилось по планете стремительно, и многие компании попросту не успели оперативно подготовиться к переводу своих сотрудников на удаленный режим работы. Ситуацию спасли интернет-технологии: все общение перешло из переговорок в мессенджеры, программы для видеосвязи и почту; рабочие задачи можно ставить в таск-менеджерах, а подключаться к офисным компьютерам помогают VPN-приложения.

Проблема в том, что все это вынуждает сотрудников устанавливать себе на ПК множество никак не связанных друг с другом программ и регулярно проверять их в течение рабочего дня, что не очень удобно. Но главное - зачастую платить за каждое приложение приходится отдельно.

"Битрикс24" (18+) объединяет в себе все необходимое для того, чтобы работать удаленно было так же комфортно, как и в офисе. Это полноценный сервис для управления бизнесом, организации работы подразделений и контроля выполнения задач - в нем зарегистрировано уже более 7 млн компаний по всему миру. С наступлением пандемии коронавируса "1С-Битрикс" пошла навстречу бизнесу и отменила лимиты на количество пользователей в "Битрикс24": теперь бесплатный тариф доступен неограниченному количеству сотрудников. Вот несколько причин попробовать этот сервис в своей компании в качестве нового основного инструмента для удаленной работы.

Корпоративная социальная сеть

Для общения сотрудников и обсуждения рабочих вопросов в "Битрикс24" есть сразу несколько сервисов. Например, мессенджер: в нем удобно создавать групповые чаты (причем как открытые каналы, куда может попасть любой сотрудник, так и закрытые) и быстро обмениваться информацией.

У каждого сотрудника в "Битрикс24" есть собственный цифровой профиль - с описанием, фотографией и графой об интересах и увлечениях - причем последние здесь сгруппированы по тегам. Все это позволяет сотрудникам не только лучше узнать друг друга, но и найти единомышленников даже среди незнакомых коллег. В период самоизоляции, когда многие ощущают острый недостаток общения, подобный функционал может быть полезен для ментального здоровья. Кроме того, в профиле хранятся все когда-либо полученные заслуги и благодарности за все время работы.

Быстро найти нужных сотрудников в "Битрикс24" можно, воспользовавшись функцией поиска. Иерархия компании представлена в окне "Визуальной структуры" - из него можно узнать, кто и кому подчиняется, а также раздать сотрудникам права доступа. Многим пригодится и возможность написать пост в новостной ленте - это быстрый и удобный способ оповестить сразу всех своих коллег о важных новостях, не тратя время на поиск нужных адресатов в корпоративной почте. А для обсуждения проектов с подрядчиками и клиентами существуют отдельные рабочие группы, где можно приглашать пользователей извне и выдавать каждому участнику права разного уровня доступа.

Видеозвонки

Основой эффективной дистанционной работы компании являются видеозвонки. Это и зрительный контакт с коллегами, и сохранение коллектива, и единственная возможность быстро принимать решения в текущих условиях. Без живого общения компания перестает ощущать себя единой командой, а отдельные сотрудники чувствуют одиночество и теряют мотивацию.

Звонки один на один, групповые видеоконференции, адаптивное качество видео - все это есть в "Битрикс24" даже в бесплатном тарифе. Длительность звонков никак не ограничена.

Кроме того, программа позволяет организовывать видеоконференции с участием до 12 человек.

CRM

CRM - один из самых удобных на сегодняшний день инструментов взаимодействия компаний с клиентами. Благодаря своему набору функций и удобству CRM в "Битрикс24" входит в число самых популярных в России.

Все электронные письма, сообщения из мессенджеров, заявки с сайтов соцсетей от клиентов автоматически попадают в CRM, что значительно упрощает работу с клиентской базой. Менеджер отвечает из CRM, а клиент получает сообщение там, где написал компании. Для записи звонков к CRM можно подключить телефонию.

У каждой сделки в CRM "Битрикс24" есть своя карточка, где отображается вся история операций - от самого первого запроса и до оценки клиентом работы продавца. Здесь же можно оставлять комментарии и создавать чаты для обсуждения всех связанных со сделкой вопросов.

Чтобы ускорить взаимодействие с клиентами, в CRM "Битрикс24" можно настроить роботов - они будут по заданным алгоритмам отправлять письма и СМС, показывать аудитории таргетированную рекламу и даже ставить задания менеджерам. Кроме того, система умеет подсказывать сотрудникам, что им нужно сделать, например, на разных этапах сделок. На откуп роботам можно отдать составление актов и договоров и даже настройку воронки продаж: менеджеру нужно лишь вручную настроить пошаговый сценарий взаимодействия с клиентом, а его реализацию CRM возьмет на себя. Повторные сделки в CRM "Битрикс24" создаются в один клик: система сама соберет и сгруппирует всю нужную информацию, а затем отправит ее менеджеру в работу.

Кроме того, "Битрикс24" позволяет создавать СМС- и e-mail-рассылки - для этого в CRM есть как готовые шаблоны, так и конструктор новых. Если же для маркетинговой стратегии нужен сайт или лендинг, в системе можно запустить его за 15 минут и разместить на странице виджеты соцсетей и формы обратной связи - все обращения через них заносятся в базу, пополняя ее новыми контактами.

Планировщик задач и чек-листы

Один из главных вызовов для любой компании при переходе на удаленку - быстро наладить систему контроля за работой подчиненных. В "Битрикс24" для этих целей предусмотрен удобный планировщик задач. Сотрудники могут в пару кликов ставить задачи своим коллегам, указывать сроки выполнения и прикреплять нужные файлы. Причем на одно и то же задание можно выделить сразу несколько человек: например, один из них будет исполнителем, а второй - "наблюдателем", следящим за выполнением поручения.

Каждый из сотрудников может выбрать для себя наиболее удобный сценарий планировщика задач: разнести задачи по стадиям и отсортировать их по активности, искать их по ключевым задачам и группировать по тегам. В диаграмме Ганта всегда видно, как все задачи связаны между собой, а доска канбан покажет, на каком этапе находится работа.

Кроме того, для каждой задачи в "Битрикс24" можно создать чек-лист - подробный список того, что и когда нужно сделать, - и разбить его на этапы. Причем у каждого этапа может быть своя важность и свой исполнитель.

Функции отчетов и учета рабочего времени

Одна из самых полезных управленческих функций "Битрикс24" - сервис отчетов. Сотрудники могут отчитываться о сделанной работе в отдельном окне, а руководитель - сверять эти отчеты с планами и корректировать их. На основе количества выполненных задач, скорости и качества их выполнения и других параметров удобно выставлять своим подчиненным KPI, рассчитывая их эффективность.

Следить за распорядком дня своих сотрудников поможет сервис учета рабочего времени. В нем можно формировать табели для разных режимов работы: посменной, почасовой или фиксированной. Этот функционал доступен только в платных тарифах "Битрикс24", но можно сначала подключить месяц бесплатного демо-периода, чтобы опробовать его в деле, а уже потом принимать решение о покупке.

Менеджмент бизнес-процессов

Для многих руководителей в режиме удаленки согласования и подписания документов превратились в настоящую головную боль. В "Битрикс24" для этих целей есть встроенный функционал. Все этапы согласования договоров, контрактов и планов представлены в программе в виде простой графически настраиваемой схемы - на ней всегда видно, кто из сотрудников и на каком этапе должен участвовать в процессе. Причем многое автоматизировано: например, счета, заявления на отпуска и командировки будут отправляться по цепочки согласования автоматически.

Менеджмент бизнес-процессов доступен только в коммерческой версии программы.

Облачное хранилище и онлайн-работа с документами

Для хранения файлов и обмена данными в "Битрикс24" есть облачное хранилище, что попросту необходимо в текущих реалиях, когда на удаленке работают целыми отделами. Облако гарантирует, что, когда пандемия закончится и сотрудники вернутся в офис, ни один файл не потеряется, а будет доступен по тому же пути, что и раньше.

Создать "Битрикс24" можно на сайте сервиса - регистрация бесплатна без ограничений на число сотрудников.