От покупки ККТ до первого чека: что нужно знать предпринимателю для запуска онлайн-кассы

С 1 июля 2018 года онлайн-касса понадобится предпринимателям и компаниям, имеющим персонал и работающим в общепите либо занимающимся вендингом, а также ИП на ЕНВД и патенте, которые ведут торговлю и у которых в штате есть сотрудники. Приобретать можно только те модели кассовых аппаратов, которые занесены в специальный реестр ФНС РФ. Очень важная составляющая онлайн-кассы - фискальный накопитель, рассчитанный на 12 и 36 месяцев работы (после окончания эксплуатации его нужно будет хранить еще в течение пяти лет). Попросту говоря, это флэшка, куда записываются все операции по реализации товара. Информация с накопителя далее передается в режиме онлайн оператору фискальных данных (ОФД), а уже затем в налоговую. Как правило, фискальный накопитель продается вместе с кассой. При выборе ККТ предпринимателю стоит учесть сферу своей деятельности. Если часто приходится работать вне офиса, то стоит остановить свой выбор на мобильном устройстве. К примеру, «МТС Касса» имеет длину всего чуть более 20 см и вес 900 г и способна работать на одном заряде аккумулятора до 24 часов, а в режиме ожидания - до пяти суток. Ее стоимость - от 11 900 рублей без фискального накопителя (с ФН на 15 месяцев - 18 900 рублей, 36 месяцев - 21 900 рублей). Максимальная цена представленных на рынке онлайн-касс доходит до 35 тыс. рублей. Чтобы компенсировать затраты индивидуальных предпринимателей на "вмененке" и патенте, им предоставляется налоговый вычет в размере до 18 тыс. рублей на каждый экземпляр ККТ. Тем же, кто проигнорирует установку онлайн-кассы, грозят денежные штрафы и приостановка деятельности предприятия сроком до 90 дней.

После покупки онлайн-кассы, прежде чем пробить первый электронный чек, предстоит совершить еще несколько действий. В первую очередь, необходимо заключить договор с ОФД - компанией-посредником, которая передает данные от ККТ в налоговую и обратно (подтверждение операции). Сделать это можно как в офисе организации, так и на ее сайте (в большинстве случаев). Оператор, как и кассовые аппараты, должен быть «одобрен» налоговой. Полный список организаций размещен на сайте контролирующего органа. Услуги ОФД обойдутся предпринимателям в пределах 3 тыс. рублей в год за обслуживание каждого устройства. Помимо цены, другими критериями выбора могут быть наличие личного кабинета, где можно посмотреть все транзакции, и возможность отправки чеков покупателям по СМС (если они этого захотят).

Наличие интернета - обязательное условие для работы с онлайн-кассой. Существует четыре способа подключения к сети: проводной, беспроводной (WiFi), мобильный (GPRS, 3G, 4G), через USB-кабель (для соединения с компьютером). Большинство современных аппаратов оснащены сразу несколькими каналами подключения. При выборе ККТ стоит обратить внимание на наиболее приемлемый режим работы. Увеличение зон покрытия сотовыми операторами дает возможность эффективно пользоваться мобильным интернетом. При этом для онлайн-касс главным параметром является не скорость, а объем трафика. Чтобы передать информацию ОФД, пропускная способность канала должна составлять порядка 32-64 Кбит/сек. В целом одной кассе для обмена всеми типами данных потребуется 1 ГБ трафика в месяц. Всего за 120 рублей в месяц предлагается 1 Гб высокоскоростного трафика и неограниченный объем на скорости 128 Кбит/сек. В случае временного отсутствия интернета ККТ может работать в автономном режиме и продолжать печатать кассовые чеки. По законодательству данные, сформированные на онлайн-кассе, должны быть переданы в ФНС в течение 30 дней.

При покупке "МТС Кассы" предприниматель получает не только "железку", но и товароучетное программное обеспечение, мобильный интернет и услуги ОФД - плата за них обнулена до 1 июля 2018 года.

Для пользования онлайн-кассой предпринимателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она необходима, в частности, для регистрации ККТ в налоговой через интернет. Заказать ее можно в удостоверяющих центрах. Срок изготовления - от одного дня. Стоимость варьируется от 1 до 3 тыс. рублей. Сертификат КЭП действует в течение года. Впрочем, российский законодатель пошел навстречу налогоплательщикам и разрешил использовать при регистрации оборудования уже имеющуюся электронную цифровую подпись (ЭЦП) - ту, что применяется для налоговой отчетности в ФНС. Однако не подойдет ЭЦП, предназначенная для ЕГАИС, - государственной системы мониторинга оборота алкогольной продукции.

После покупки онлайн-кассы, подключения к интернету, заключения договора с ОФД и получения КЭП можно приступать к последнему и самому главному этапу - регистрации оборудования в ФНС. Сделать это можно самому, придя в территориальное отделение налоговой, или через сайт контролирующего органа. Еще один вариант - воспользоваться услугами сторонних организаций за дополнительную плату. Если предприниматель решит сделать всю работу сам в онлайн, то сначала предстоит проверить свой компьютер на соответствие требованиям ФНС. Такая возможность есть на сайте ФНС. Когда система одобрит ПК, можно смело заходить в личный кабинет на сайте налоговой и регистрировать онлайн-кассу. После этой процедуры кассовый аппарат сможет законно печатать электронные чеки с QR кодом.