Все новости

Куда уходит время? Пять мифов о тайм-менеджменте

© EPA/FACUNDO ARRIZABALAGA
Тайм-менеджмент — просто модное увлечение бизнесменов или спасение для всех, кто запутался в делах?

Психологи называют прокрастинацию, то есть болезненную привычку откладывать дела на потом, настоящей проблемой современного мира. Отчасти это связано с развитием гаджетов и популярностью социальных сетей: люди отвлекаются от важных дел на то, чтобы пролистать ленту или оставить комментарий. А затем появляются и другие "дела" — попить кофе, посмотреть какое-нибудь веселое видео, почитать отзывы на фильм или книгу. На эти занятия уходит весь день, а важные задачи остаются нерешенными. Можно попробовать систему управления временем, но поможет ли это?

Специалист по тайм-менеджменту Евгений Лавров развенчал мифы об этом подходе и дал несколько рекомендаций по контролю над своими делами.

Миф №1. Тайм-менеджмент нужен только тем, кто все время опаздывает

Тайм-менеджмент переводится с английского как "управление временем". Однако, по словам Евгения Лаврова, значение термина шире. Это, скорее, управление своей жизнью. "Это не про время, а про цели. Любой человек, вне зависимости от уровня самоорганизации, в Новый год ставит перед собой какие-то задачи. Так что тайм-менеджмент нужен всем", — говорит он.

Совет: как осознанно использовать время (подойдет даже тем, кто никогда не опаздывает)

Со следующего утра начните осознанно подходить к использованию времени. После пробуждения не лезьте сразу в соцсети, а встаньте и выгляните в окно. Сделайте легкую зарядку. Это наполняет энергией. Затем запишите на листок или в специальное приложение дела, которые хотите сделать сегодня. Не нужно расписывать весь день полностью, достаточно обозначить главное, а на второстепенное можно не отвлекаться. В течение дня выполняйте задачи по очереди, начиная с наиболее важной.

Миф №2. Планирование — это скучно, оно убивает спонтанность и творчество

Этот миф родился потому, что часто на тренингах дают советы: планировать нужно каждую минуту, а в процессе фиксировать все потраченное время. Однако Лавров считает, что не стоит воспринимать это буквально. "Я всегда рекомендую планировать не больше 60% времени, чтобы были окна на всегда прилетающие в течение дня задачи", — рассказывает Лавров. Тогда останется время и на спонтанность.

При таком планировании нужно обозначить для себя несколько важных задач, от которых отказаться нельзя. Например, в 10.00 и в 14.00 — совещания, в 19.00 — поход в кино. В промежутках нужно наметить и другие дела, мелкие и крупные, которые не привязаны ко времени. И утром вместо просмотра ленты в соцсетях можно сделать несколько мелких дел, которые постоянно откладываются.  "Несколько таких задач выполнили утром, у нас уже есть и задел на день, и легкое удовлетворение", — говорит Лавров.

Планирование позволяет полностью сосредоточиться на чем-то одном, освободив голову от посторонних мыслей. А значит, креативность только повышается.

Совет: как не отвлекаться на соцсети

Прежде всего, нужно понять, что это действительно мешает. В некоторых смартфонах есть функция, позволяющая ограничить время пользования соцсетями в сутки. Когда человек исчерпал свой лимит, приложение блокируется. Можно попробовать и не столь кардинальный метод: попробуйте фиксировать, сколько времени вы проводите в телефоне. Это позволит осознать, как много часов вы тратите впустую вместо того, чтобы "инвестировать" в достижение какой-то важной цели. Осознание проблемы — первый шаг к ее решению.

Миф №3. Бороться с прокрастинацией бесполезно, это свойство личности

Действительно, есть люди более мотивированные, которым не нужно прикладывать особых усилий для выполнения работы. И есть те, которым сложно организовать себя. Но прокрастинация — это психологическое явление. Ею страдают разные люди в разные периоды жизни. Поэтому бороться можно.

"В тайм-менеджменте есть термины "слон" и "лягушка". Слон — это огромная задача. Чтобы съесть слона, необходимо его разрезать на кусочки. То есть, если нам нужно выполнить сложную задачу, нужно начать с малого. Есть такая история. У Гоголя был товарищ, который восхищался его способностью быстро писать. Гоголь ему рассказал, что если ему не пишется, то он берет лист и сначала просто расписывается на нем, а потом начинает писать. Нужно только начать", — рассказывает Лавров.

При этом с "позитивной" прокрастинацией можно не бороться: во время работы над задачей нужно отвлекаться и отдыхать. Правильный отдых позволит перезагрузиться и с новыми силами приняться за работу.

Совет: как "приручить" прокрастинацию

В течение рабочего дня каждый час делайте перерыв на пять-десять минут. В это время нужно встать с рабочего места, пройтись, размяться, выпить кофе или чай, пообщаться на нерабочие темы. В обед, если есть возможность, — выйти из здания, прогуляться в парке или даже подойти к одиноко стоящему дереву и вдохнуть свежий воздух. Это намного эффективнее, чем погружаться в соцсети. Мозг отвлечется от задачи, перестанет воспринимать ее как тяжелую необходимость, а за перерыв, возможно, даже сгенерирует новые идеи.

Если нет возможности выйти на улицу, необходимо сменить обстановку. Например, посмотреть видео, не связанное с работой.

Миф №4. Тайм-менеджмент не работает, так как у человека есть предел производительности

Действительно, физически человек не может работать, не останавливаясь, и вместо одной задачи выполнять сразу несколько. "Если вы ведете машину, и вам звонит начальник и спрашивает, где отчет, вы либо прекратите разговор, либо остановитесь", — говорит Лавров.

Все люди работают по-разному: кто-то более эффективен, кто-то — менее. Тайм-менеджмент позволяет повысить собственную эффективность, так как человек начинает иначе относиться к планированию времени. Он учится выделять главное, распределять силы, концентрироваться. Но невозможно повышать эффективность до бесконечности.

Совет: как настроиться на эффективную работу

Самая простая техника тайм-менеджмента — метод помидора. Он так называется потому, что ее автор, Франческо Чирилло, использовал для своих экспериментов кухонный таймер в форме помидора. Перед началом выполнения задачи нужно отключить все гаджеты и оповещения, не заходить в почту и сконцентрироваться только на деле. Поставить будильник на 25 минут. Работать, не отвлекаясь, пока не зазвонит будильник. Затем сделать пятиминутный перерыв. Это один "помидор". Можно сделать два или три "помидора", если задача сложная, после чего отдохнуть 15 минут. Понимая, что впереди перерыв, человек полностью погружается в выполнение задачи, а работа небольшими отрезками позволяет не уставать.

Миф №5. Тайм-менеджмент — это западное изобретение, чуждое российскому менталитету

Термин "тайм-менеджмент", действительно, заимствован. Но не само явление. В России задумывались об управлении временем еще 100 лет назад. Советский государственный и общественный деятель Платон Керженцев в 1920-е годы написал статью "Время строит аэропланы". Он рассказал случай, который произошел на одном из заседаний в советском правительстве с участием инженеров. Заседание долго не начиналось. Присутствовавший там американский журналист спросил, с чем связана задержка. А когда узнал, что все ждут главу ЦК, стал записывать в блокнот какие-то цифры. На вопрос Керженцева, что это, ответил, что подсчитывает, сколько аэропланов могли бы построить эти инженеры за время, пока они сидят и ждут.

Примерно в то же время профсоюзный деятель Алексей Гастев увлекся идеей организации труда, написал несколько статей и книг по этой теме.

"Иногда то, что приходит к нам из-за рубежа, почти слово в слово было написано в России еще в 1920-е годы. Так что тайм-менеджмент вполне подходит и нам", — заключил Лавров.

Совет: где взять мотивацию

Лавров напоминает эпизод из фильма "Легенда №17", когда тренер Анатолий Тарасов приглашает нападающего Валерия Харламова в морг, чтобы выяснить, чего он хочет. В конце разговора он говорит: "Ну ты тут подумай, посоветуйся с ребятами". Эта фраза, прозвучавшая именно в морге, заставляет по-другому взглянуть на свои желания.

Никто не может заставить человека чего-то захотеть, кроме него самого. Каждый ищет мотивацию сам. Для кого это семья, кто-то хочет дать детям хорошее образование, кто-то мечтает больше путешествовать, кто-то стремится вырасти профессионально. "К сожалению, общество навязывает стандарты, но всегда надо думать: а моя цель — навязанная или это то, чего я действительно хочу. А волшебной таблетки нет", — отмечает Лавров.

Ася Сафиуллина