"Цифровой сейф" нотариата: как обеспечить сохранность важных электронных документов

Диджитализация охватывает все сферы жизни: экономику, быт, взаимодействие с госструктурами. У нас появляется все больше электронных материалов, которые нужно где-то хранить. Флешки, жесткие диски и прочие носители периодически подводят: теряются, ломаются, попадают в чужие руки. Облачные хранилища не вполне надежны, то и дело появляются новости о слитых данных.

Хорошая альтернатива - передать файлы на хранение нотариусу. Сохранность и неизменность документов обеспечит Единая информационная система нотариата, куда в итоге они попадут. Рассказываем, почему эта услуга безопасна, в чем ее преимущества и как ей воспользоваться.

Для кого сервис

Если коротко, то для всех. Единая информационная сеть нотариата (ЕИС) - это теперь и "виртуальный сейф" для важных документов, конфиденциальных контрактов, любых фото-, аудио- или видеофайлов, программных кодов и прочих результатов интеллектуального труда. То есть, если раньше передать на хранение нотариусу можно было только документы в традиционном бумажном виде, то теперь благодаря цифровым технологиям нотариата можно обеспечить сохранность любого электронного файла.

Кроме того, передача электронных документов нотариусу выручает в сложных ситуациях. Например, это хороший инструмент защиты авторских прав. Нотариус фиксирует время, когда создатель передал произведение, и, если позднее кто-то выдает эту работу за свою, автор сможет доказать факт плагиата. Еще вариант: нужно срочно предъявить документы в какое-либо ведомство, но сделать это лично не получается. Нотариус берет задачу на себя и гарантирует исполнение заявленных сроков.

В чем "фишка" хранения файлов в цифровой системе нотариата

Во-первых, это максимально безопасно. Все файлы, прежде чем занять свое место в цифровых недрах нотариата, попадают в так называемую "карантинную зону", где они проверяются на вирусы и вредоносные программы.

Во-вторых, файлы передаются в зашифрованном виде. Никто не сможет просмотреть их содержание, в том числе и сами нотариусы. Шифрование производится системой, сертифицированной ФСБ.

В-третьих, ЕИС надежно защищена от доступа посторонних. Пользователи, то есть нотариусы, прежде чем войти в систему, проходят двухфакторную аутентификацию. Прямой доступ к той или иной записи в ЕИС имеет только тот нотариус, который ее туда внес. Его коллеги или сторонние ведомства могут ознакомиться с данными этой записи только по решению суда или направив соответствующий запрос внесшему запись нотариусу, который раскроет сведения только при наличии правовых оснований.

ЕИС существует уже семь лет. Она содержит почти сто терабайт важнейших юридических сведений: о доверенностях, завещаниях, договорах и вообще всех нотариальных действиях в России. ЕИС интегрирована с информационными системами банков, ведомств и госорганов, обеспечивает работу публичных реестров и сервисов. Поэтому вопросам безопасности уделяется приоритетное внимание - никаких утечек данных из ЕИС никогда не было.

Пошаговая инструкция

Все происходит в онлайн-режиме через портал Федеральной нотариальной палаты. Для обращения за услугой потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если подписи нет, информацию о том, как ее получить, вы найдете здесь.

Сначала заявителю необходимо авторизоваться в личном кабинете на портале ФНП через свой профиль на Госуслугах. Далее из перечня удаленных нотариальных действий нужно выбрать "Принятие на хранение электронного документа удаленно".

Потом человек вносит запрашиваемые сведения, включая желаемый срок хранения файлов, прикрепляет документ или пакет документов (в zip-архиве) и подписывает заявление своей электронной цифровой подписью.

Количество, формат и размер файлов не ограничены. Стоимость услуги зависит от объема и периода хранения: хранение одного Мб стоит пять рублей в год (но не менее 200 рублей). Например, если на хранение передаются документы объемом один Мб на 35 лет, тариф составит 200 рублей. Такая же сумма получится, если речь о хранении двух Мб сроком на полгода. Тариф для двух Мб на 35 лет составит уже 350 рублей.

Также заявитель оплачивает услуги правового и технического характера, плата за которые отличается в зависимости от региона (например, в Москве это 115 рублей).

После оплаты и обработки запроса на электронную почту поступит подтверждение, что документы приняты. В письме будет идентификатор хранилища и УКЭП нотариуса. Специалист выбирается рандомно, но даже он не видит содержимое файлов, загруженных в зашифрованном виде.

Забрать файл можно когда угодно через сайт ФНП или в любой нотариальной конторе, если так удобнее. В обоих случаях пользователь получает ссылку для скачивания своих документов. Перед завершением заявленного срока хранения заявителю придет уведомление. Если же реакции не последует, то в течение шести месяцев файлы безвозвратно удаляются.