16 декабря 2020, 09:35
Статья

Офис устарел? Что изменила удаленка? Отвечают представители банка, IT и рекрутинга

Как поменялись рабочие процессы? Где больше хотят работать люди? И что же станет с офисами? На наши вопросы ответили начальник управления дистанционных продаж блока малого и среднего бизнеса банка "Открытие" Юлия Колпакова, директор по организационному развитию HeadHunter Марина Львова и руководитель направления продвижения решений для бизнес-продуктивности Microsoft в России Мария Шорина

Офис устарел? Что изменила удаленка? Отвечают представители банка, IT и рекрутинга

Как руководители пересмотрели взгляды на удаленную работу? 

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Удаленка стала лакмусовой бумажкой для внутренних процессов: ушли неэффективные встречи, лишние перерывы, незаинтересованные сотрудники. Взаимодействие стало более прозрачным. 

Марина Львова, HeadHunter: Я задолго до пандемии позитивно смотрела в сторону удаленки. У нас была существенная доля сотрудников с постоянным или частичным режимом home office. Это, кстати, нам очень помогло в момент массового перехода.

Мария Шорина, Microsoft: Как показывают результаты исследований и наш личный опыт, удаленная работа эффективна. При этом у специалистов должна оставаться возможность работать из офиса, если им так удобно, потому что традиционный формат сплачивает коллектив.

С какими трудностями столкнулись работодатели? Какие преимущества они получили?

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Сложности были двух типов: технические и коммуникационные. В первом случае нужно было оперативно настроить дистанционные каналы коммуникаций, трекинг задач. В моем подразделении работают и люди с креативными функциями, с проектной работой, и продающие сотрудники. С каждым направлением мы тестировали разные сервисы, оставляли только работающие и безжалостно прощались с лишними отчетами.

В коммуникациях основная сложность — сохранение целостности команды. Дополнительно нам помогал наш собственный ресурс о цифровизации бизнеса, на нем есть информация о разных подходах, лайфхаках к управлению командами в онлайн-среде. Здесь мы собираем лучшие и успешные практики выхода компаний в диджитал. Если у вас еще есть сложности с удаленкой, рекомендую зайти на наш портал Open Academy. 

Марина Львова, HeadHunter: Я бы не сказала, что у нас были какие-то сложности в процессе первичного перехода на удаленку. Во-первых, мы запустили этот процесс за несколько дней до официального объявления режима самоизоляции. К моменту официального локдауна мы успели перевести почти всех сотрудников на home office. Доставили мебель тем, кто ее запросил, крупногабаритную рабочую технику, если она требовалась (большинство сотрудников hh.ru работают на ноутбуках).

В первые же дни работы на удаленке были обновлены все политики и инструкции по информационной безопасности, разосланы соответствующие настройки для работы из домашних Wi-Fi-сетей. Так что в целом я оцениваю этот процесс как бесшовный с точки зрения организации и технического обеспечения. 

Мария Шорина, Microsoft: Все они были связаны, скорее, с тайм-менеджментом и сменой ритма жизни. Технически мало что изменилось: мы используем те же ноутбуки, так же собираемся на конференц-звонки с коллегами (просто теперь не часть из них находится за пределами офиса, а все) и так же совместно работаем над документами. И делаем это все в той же корпоративной рабочей среде Microsoft Teams, что и раньше.

По данным исследования Microsoft в странах Европы, руководители высшего звена отметили, что гибридный формат работы (полный или частичный переход на удаленную работу) позволил значительно повысить эффективность труда и вовлеченность сотрудников в рабочий процесс. В прошлом году лишь 14% компаний внедряли политику удаленной работы в культуру компании, на сегодняшний день этот показатель вырос до 76%.

Какие новые процессы появились на удаленке? Какие, наоборот, исчезли? 

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Мне повезло: в моей команде есть ребята с опытом управления распределенными командами. С первого дня мы построили базовые процессы: встречи команд утром и вечером для постановки и трекинга задач, синхронизация, четкие цели и план действий, построили работу с партнерами и клиентами. Изменили внутренние правила: например, реакция на письмо или сообщение должна быть в течение часа, встречи с видео и другие.

Марина Львова, HeadHunter: Удаленка никак не повлияла на изменение нашей бизнес-модели и корпоративное самоощущение. Онлайн — это для нас привычная среда с момента основания в 2000 году, концепцию mobile first во всех наших продуктах и сервисах мы начали применять за пять лет до текущих событий. Все процессы планирования, коммуникаций по проектам, отчетность и прочее — как были, так и остались в онлайне. Единственное, регулярные собрания департаментов были также перенесены в онлайн, но это не создало никаких трудностей.

Мария Шорина, Microsoft: Стало очень много конференц-звонков, поэтому нужно было обеспечить стабильность связи. Мы общаемся не только с помощью компьютера и мобильных устройств, но и используем обычные телефонные номера. Microsoft давно продвигает концепцию гибридного подхода к работе, когда каждый сотрудник принимает участие в рабочем процессе находясь там, где ему удобно работать. Этот подход мы помогаем внедрять нашим клиентам как основу цифровой трансформации всей компании. В самой Microsoft большая часть процессов уже была перенесена исключительно в цифровую среду. В онлайн переехали только личные коммуникации.

С какими трудностями столкнулись сотрудники, как долго шла адаптация к новому режиму? 

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Чтобы было легче, мы старались минимально менять привычное. Оставили все регулярные встречи. В начале недели обсуждаем планы, в конце — результаты. Очень важно обеспечивать всем сотрудникам нужный и своевременный уровень информирования. Словом года для нас стал призыв "Развиртуализируйся". Не всем хочется включать видео, но наш опыт показывает, что транслирование эмоций — это важное условие построения эффективных коммуникаций и самодисциплины. Поэтому включать видео на встречах — это обязательно.

Марина Львова, HeadHunter:  Были сложности, все живые люди, а не роботы. Но это была не массовая история и совсем в единичных случаях было связано непосредственно с работой. Все эти кейсы решались индивидуально: кому-то помогал внеплановый отпуск, кому-то совет и разговор с руководителем, кому-то смена функционала, переход в другой отдел.

Мы рассматривали вариант постоянного психолога в штате, но после разговоров с ним поняли, что поведение сотрудника на удаленке — новый и не до конца оформившийся и понятный кейс в мировой психологии, если так можно выразиться, и делать из себя и своих коллег подопытных не было желания. Поэтому такие общие программы психологической помощи для всех сотрудников не стали вводить.

Зато запустили серию онлайн-курсов по стрессоустойчивости и нейрографике, на которых сотрудники сами вовлечены в процесс и могут научиться помогать себе сами. И давайте будем корректными: нервные срывы были, есть и будут вне зависимости от формата работы. И в офлайне у людей бывают сложные времена. В офисе тебе кажется, что это более заметно, но это иллюзия. Нет 100-процентного способа держать все под контролем, но на удаленке на состоянии людей фокуса больше и внимания этому уделяется больше, так как есть тревога. ​​​​​

Мария Шорина, Microsoft: Сотрудники и их взаимодействие — это ключевой элемент, "сердце" любого бизнеса. Хоть мы все и привыкли к виртуальным собраниям, конференциям, нам все равно пришлось адаптироваться. Ситуация требовала от всех нас трансформации устоявшихся привычек. Но наши работники умеют быть гибкими и быстро перестраиваться.

Как много сотрудников захотели и дальше работать из дома? Какие преимущества они получили?

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Некоторые компании оставляют 100% сотрудников работать на удаленке, возможность иногда ходить в офис стала преимуществом при выборе работодателя. Мы такое обеспечиваем. И при этом продолжаем практику совмещенного режима работы, Zoom-вечеринок, онлайн-квизов, digital-спорта и даже онлайн-бизнес-ужинов с деловыми партнерами.

Марина Львова, HeadHunter: Так совпало, что в момент перехода hh.ru на удаленку в середине марта мы начали внедрять новую единую платформу онлайн коммуникаций, тогда еще новинку для российского рынка — Microsoft Teams. До этого в нашей компании использовались сразу несколько корпоративных мессенджеров — те же Slack, Skype for Business. Проект по развертыванию Microsoft Teams стартовал 13 марта. В этот день доступ к новому решению получили 45 сотрудников из HR- и IT-департаментов. Уже через три дня его использовали 217 человек, а в первые дни апреля на общение в Microsoft Teams перешло абсолютное большинство — 620 сотрудников.

Есть и мобильное приложение, которое сейчас работает более чем на 1000 смартфонов и планшетов сотрудников компании. Microsoft Teams стал основой единого коллаборационного пространства для рабочих групп — как постоянных, объединяющих сотрудников каждого департамента, так и проектных, в которых коммуницируют специалисты разных структурных подразделений. Мы не меняли системы мотивации. Но мы разрешили сотрудникам забрать из офисов все, что им нужно будет для работы из дома: столы, стулья, мониторы и т.д.  Я сама стараюсь постоянно оставаться на связи. Сотрудники сами организовывают мастер-классы друг для друга. 

Мария Шорина, Microsoft: По данным исследования Microsoft в странах Европы, cотрудники компаний (это не только Microsoft) ценят возможность работы в офисе из-за личной связи с коллегами. При этом люди сообщили, что хотели бы проводить в среднем около трети времени (31%), работая удаленно. Мы полностью перестроили ритм внутренних коммуникаций — встроили ежедневные короткие 1:1 встречи, создали цифровое пространство, где сотрудники могут делиться чем-то личным, пересмотрели методы поддержки их эмоционального здоровья. Мы организовываем разного формата онлайн-активности в каналах Teams, которые помогают в течение дня делать паузы между рабочими задачами, а также выстраивать work-life balance.

Запустили инициативу My inspire @ home — сотрудники в цифровом пространстве могут выбрать и сами провести интересующее занятие и активности, поделиться личным опытом с коллегами в неформальной обстановке. Сотрудники принимают участие в онлайн-вечеринках, кулинарных мастер-классах, спортивных тренировках, йоге, которые проводят их же коллеги. Отдельное внимание мы уделяем сотрудникам с маленькими детьми, для которых проводились специальные развивающие занятия. Коллеги из IT-департамента проводят регулярные обучающие тренинги по современных технологиям. Такие инициативы помогают нам расширять возможности коллектива и способствовать укреплению культуры обучения и инноваций, а также поддерживать позитивный моральный дух.

Нужен ли еще офис? Зачем?

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Для нашего банка, как и для других компаний с традиционным офисным форматом работы, удаленка стала настоящим вызовом, но не катастрофой. Перестроиться нам помогло умение быстро выстраивать новые процессы. Мы допускаем совмещенный режим работы. 

Марина Львова, HeadHunter: Я уверена, что за удаленкой, особенно в технологических компаниях, будущее, просто оно наступило немного раньше общих ожиданий и форсированно, отчего у многих появился страх. При этом у нас есть твердое решение сохранить все наши офисы в Москве и регионах как точку притяжения и такой корпоративный дом для наших сотрудников.

Мария Шорина, Microsoft: Наш офис находится там, где мы, поскольку наши сотрудники являются нашей главной ценностью. Наши исследования показывают, что работа в будущем, вероятнее всего, будет представлять собой гибкое сочетание личной и удаленной совместной работы. Хотя тренд удаленной работы в будущем сохранится, физическое офисное пространство, которое обеспечивает такие преимущества, как личное взаимодействие, эргономичность рабочего пространства и возможности для социального общения и сплочения коллектива, скорее всего, также останется.