Все новости
Офис устарел? Что изменила удаленка?
Офис устарел? Что изменила удаленка?
Офис устарел? Что изменила удаленка?
Офис устарел? Что изменила удаленка?
Офис устарел? Что изменила удаленка?

Офис устарел? Что изменила удаленка? Отвечают представители банка, IT и рекрутинга

© Olesya Kuznetsova/Shutterstock/FOTODOM
Как поменялись рабочие процессы? Где больше хотят работать люди? И что же станет с офисами? На наши вопросы ответили начальник управления дистанционных продаж блока малого и среднего бизнеса банка "Открытие" Юлия Колпакова, директор по организационному развитию HeadHunter Марина Львова и руководитель направления продвижения решений для бизнес-продуктивности Microsoft в России Мария Шорина

Как руководители пересмотрели взгляды на удаленную работу? 

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Удаленка стала лакмусовой бумажкой для внутренних процессов: ушли неэффективные встречи, лишние перерывы, незаинтересованные сотрудники. Взаимодействие стало более прозрачным. 

Марина Львова, HeadHunter: Я задолго до пандемии позитивно смотрела в сторону удаленки. У нас была существенная доля сотрудников с постоянным или частичным режимом home office. Это, кстати, нам очень помогло в момент массового перехода.

Мария Шорина, Microsoft: Как показывают результаты исследований и наш личный опыт, удаленная работа эффективна. При этом у специалистов должна оставаться возможность работать из офиса, если им так удобно, потому что традиционный формат сплачивает коллектив.

С какими трудностями столкнулись работодатели? Какие преимущества они получили?

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Сложности были двух типов: технические и коммуникационные. В первом случае нужно было оперативно настроить дистанционные каналы коммуникаций, трекинг задач. В моем подразделении работают и люди с креативными функциями, с проектной работой, и продающие сотрудники. С каждым направлением мы тестировали разные сервисы, оставляли только работающие и безжалостно прощались с лишними отчетами.

В коммуникациях основная сложность — сохранение целостности команды. Дополнительно нам помогал наш собственный ресурс о цифровизации бизнеса, на нем есть информация о разных подходах, лайфхаках к управлению командами в онлайн-среде. Здесь мы собираем лучшие и успешные практики выхода компаний в диджитал. Если у вас еще есть сложности с удаленкой, рекомендую зайти на наш портал Open Academy. 

Марина Львова, HeadHunter: Я бы не сказала, что у нас были какие-то сложности в процессе первичного перехода на удаленку. Во-первых, мы запустили этот процесс за несколько дней до официального объявления режима самоизоляции. К моменту официального локдауна мы успели перевести почти всех сотрудников на home office. Доставили мебель тем, кто ее запросил, крупногабаритную рабочую технику, если она требовалась (большинство сотрудников hh.ru работают на ноутбуках).

В первые же дни работы на удаленке были обновлены все политики и инструкции по информационной безопасности, разосланы соответствующие настройки для работы из домашних Wi-Fi-сетей. Так что в целом я оцениваю этот процесс как бесшовный с точки зрения организации и технического обеспечения. 

Мария Шорина, Microsoft: Все они были связаны, скорее, с тайм-менеджментом и сменой ритма жизни. Технически мало что изменилось: мы используем те же ноутбуки, так же собираемся на конференц-звонки с коллегами (просто теперь не часть из них находится за пределами офиса, а все) и так же совместно работаем над документами. И делаем это все в той же корпоративной рабочей среде Microsoft Teams, что и раньше.

По данным исследования Microsoft в странах Европы, руководители высшего звена отметили, что гибридный формат работы (полный или частичный переход на удаленную работу) позволил значительно повысить эффективность труда и вовлеченность сотрудников в рабочий процесс. В прошлом году лишь 14% компаний внедряли политику удаленной работы в культуру компании, на сегодняшний день этот показатель вырос до 76%.

Какие новые процессы появились на удаленке? Какие, наоборот, исчезли? 

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Мне повезло: в моей команде есть ребята с опытом управления распределенными командами. С первого дня мы построили базовые процессы: встречи команд утром и вечером для постановки и трекинга задач, синхронизация, четкие цели и план действий, построили работу с партнерами и клиентами. Изменили внутренние правила: например, реакция на письмо или сообщение должна быть в течение часа, встречи с видео и другие.

Марина Львова, HeadHunter: Удаленка никак не повлияла на изменение нашей бизнес-модели и корпоративное самоощущение. Онлайн — это для нас привычная среда с момента основания в 2000 году, концепцию mobile first во всех наших продуктах и сервисах мы начали применять за пять лет до текущих событий. Все процессы планирования, коммуникаций по проектам, отчетность и прочее — как были, так и остались в онлайне. Единственное, регулярные собрания департаментов были также перенесены в онлайн, но это не создало никаких трудностей.

Мария Шорина, Microsoft: Стало очень много конференц-звонков, поэтому нужно было обеспечить стабильность связи. Мы общаемся не только с помощью компьютера и мобильных устройств, но и используем обычные телефонные номера. Microsoft давно продвигает концепцию гибридного подхода к работе, когда каждый сотрудник принимает участие в рабочем процессе находясь там, где ему удобно работать. Этот подход мы помогаем внедрять нашим клиентам как основу цифровой трансформации всей компании. В самой Microsoft большая часть процессов уже была перенесена исключительно в цифровую среду. В онлайн переехали только личные коммуникации.

С какими трудностями столкнулись сотрудники, как долго шла адаптация к новому режиму? 

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Чтобы было легче, мы старались минимально менять привычное. Оставили все регулярные встречи. В начале недели обсуждаем планы, в конце — результаты. Очень важно обеспечивать всем сотрудникам нужный и своевременный уровень информирования. Словом года для нас стал призыв "Развиртуализируйся". Не всем хочется включать видео, но наш опыт показывает, что транслирование эмоций — это важное условие построения эффективных коммуникаций и самодисциплины. Поэтому включать видео на встречах — это обязательно.

Марина Львова, HeadHunter:  Были сложности, все живые люди, а не роботы. Но это была не массовая история и совсем в единичных случаях было связано непосредственно с работой. Все эти кейсы решались индивидуально: кому-то помогал внеплановый отпуск, кому-то совет и разговор с руководителем, кому-то смена функционала, переход в другой отдел.

Мы рассматривали вариант постоянного психолога в штате, но после разговоров с ним поняли, что поведение сотрудника на удаленке — новый и не до конца оформившийся и понятный кейс в мировой психологии, если так можно выразиться, и делать из себя и своих коллег подопытных не было желания. Поэтому такие общие программы психологической помощи для всех сотрудников не стали вводить.

Зато запустили серию онлайн-курсов по стрессоустойчивости и нейрографике, на которых сотрудники сами вовлечены в процесс и могут научиться помогать себе сами. И давайте будем корректными: нервные срывы были, есть и будут вне зависимости от формата работы. И в офлайне у людей бывают сложные времена. В офисе тебе кажется, что это более заметно, но это иллюзия. Нет 100-процентного способа держать все под контролем, но на удаленке на состоянии людей фокуса больше и внимания этому уделяется больше, так как есть тревога. ​​​​​

Мария Шорина, Microsoft: Сотрудники и их взаимодействие — это ключевой элемент, "сердце" любого бизнеса. Хоть мы все и привыкли к виртуальным собраниям, конференциям, нам все равно пришлось адаптироваться. Ситуация требовала от всех нас трансформации устоявшихся привычек. Но наши работники умеют быть гибкими и быстро перестраиваться.

Как много сотрудников захотели и дальше работать из дома? Какие преимущества они получили?

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Некоторые компании оставляют 100% сотрудников работать на удаленке, возможность иногда ходить в офис стала преимуществом при выборе работодателя. Мы такое обеспечиваем. И при этом продолжаем практику совмещенного режима работы, Zoom-вечеринок, онлайн-квизов, digital-спорта и даже онлайн-бизнес-ужинов с деловыми партнерами.

Марина Львова, HeadHunter: Так совпало, что в момент перехода hh.ru на удаленку в середине марта мы начали внедрять новую единую платформу онлайн коммуникаций, тогда еще новинку для российского рынка — Microsoft Teams. До этого в нашей компании использовались сразу несколько корпоративных мессенджеров — те же Slack, Skype for Business. Проект по развертыванию Microsoft Teams стартовал 13 марта. В этот день доступ к новому решению получили 45 сотрудников из HR- и IT-департаментов. Уже через три дня его использовали 217 человек, а в первые дни апреля на общение в Microsoft Teams перешло абсолютное большинство — 620 сотрудников.

Есть и мобильное приложение, которое сейчас работает более чем на 1000 смартфонов и планшетов сотрудников компании. Microsoft Teams стал основой единого коллаборационного пространства для рабочих групп — как постоянных, объединяющих сотрудников каждого департамента, так и проектных, в которых коммуницируют специалисты разных структурных подразделений. Мы не меняли системы мотивации. Но мы разрешили сотрудникам забрать из офисов все, что им нужно будет для работы из дома: столы, стулья, мониторы и т.д.  Я сама стараюсь постоянно оставаться на связи. Сотрудники сами организовывают мастер-классы друг для друга. 

Мария Шорина, Microsoft: По данным исследования Microsoft в странах Европы, cотрудники компаний (это не только Microsoft) ценят возможность работы в офисе из-за личной связи с коллегами. При этом люди сообщили, что хотели бы проводить в среднем около трети времени (31%), работая удаленно. Мы полностью перестроили ритм внутренних коммуникаций — встроили ежедневные короткие 1:1 встречи, создали цифровое пространство, где сотрудники могут делиться чем-то личным, пересмотрели методы поддержки их эмоционального здоровья. Мы организовываем разного формата онлайн-активности в каналах Teams, которые помогают в течение дня делать паузы между рабочими задачами, а также выстраивать work-life balance.

Запустили инициативу My inspire @ home — сотрудники в цифровом пространстве могут выбрать и сами провести интересующее занятие и активности, поделиться личным опытом с коллегами в неформальной обстановке. Сотрудники принимают участие в онлайн-вечеринках, кулинарных мастер-классах, спортивных тренировках, йоге, которые проводят их же коллеги. Отдельное внимание мы уделяем сотрудникам с маленькими детьми, для которых проводились специальные развивающие занятия. Коллеги из IT-департамента проводят регулярные обучающие тренинги по современных технологиям. Такие инициативы помогают нам расширять возможности коллектива и способствовать укреплению культуры обучения и инноваций, а также поддерживать позитивный моральный дух.

Нужен ли еще офис? Зачем?

Юлия Колпакова, банк "Открытие": Для нашего банка, как и для других компаний с традиционным офисным форматом работы, удаленка стала настоящим вызовом, но не катастрофой. Перестроиться нам помогло умение быстро выстраивать новые процессы. Мы допускаем совмещенный режим работы. 

Марина Львова, HeadHunter: Я уверена, что за удаленкой, особенно в технологических компаниях, будущее, просто оно наступило немного раньше общих ожиданий и форсированно, отчего у многих появился страх. При этом у нас есть твердое решение сохранить все наши офисы в Москве и регионах как точку притяжения и такой корпоративный дом для наших сотрудников.

Мария Шорина, Microsoft: Наш офис находится там, где мы, поскольку наши сотрудники являются нашей главной ценностью. Наши исследования показывают, что работа в будущем, вероятнее всего, будет представлять собой гибкое сочетание личной и удаленной совместной работы. Хотя тренд удаленной работы в будущем сохранится, физическое офисное пространство, которое обеспечивает такие преимущества, как личное взаимодействие, эргономичность рабочего пространства и возможности для социального общения и сплочения коллектива, скорее всего, также останется.