В России с 1 января 2020 года появился новый формат трудовых книжек — электронный. А до конца года сотрудники вместе со своими работодателями должны были определиться, в каком виде будут вестись их трудовые книжки.
Новшества, предположительно, должны были затронуть около 60 млн работников и 8,4 млн компаний, фирм и индивидуальных предпринимателей, уточнял ранее председатель Госдумы Вячеслав Володин. По данным на декабрь 2020 года, электронный формат трудовой выбрали более 4 млн россиян.
Объясняем, что именно изменилось.
Что такое электронная трудовая книжка?
1
Это полная база данных о карьере гражданина — его профессии, приеме на работу, переводе на новую должность, увольнении и любой другой информации от работодателя. Компании теперь получают возможность собирать эти сведения в электронном виде и каждый месяц передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР). Хотя некоторые данные в электронную базу не попадут — например, о наградах работника.
Еще в начале обсуждения законопроекта в Минтруде подчеркивали, что переход на электронные трудовые книжки будет для работников бесплатным.
Когда изменения заработали? И как именно?
2
Закон вступил в силу с 1 января 2020 года.
До 1 июля 2020 года работодатель должен был сообщить сотрудникам, что они могут выбрать, как вести их трудовые книжки — в бумажном виде или электронном. Те, в свою очередь, до 31 декабря 2020 года должны были ответить, что выбирают. Переход строго добровольный.
Если вы ничего не решили, то компания продолжит вести бумажную трудовую. Вы сможете сохранить ее, даже сменив работу. То есть новый работодатель не должен навязывать электронную трудовую. Но и поменять бумажный вариант на электронный тоже можно в любой момент после наступления 2021 года.
Если вы все-таки предпочтете электронный формат, то отдел кадров запишет это в трудовую книжку и вернет ее вам.
При этом у граждан, которые впервые начнут работать после 1 января 2021 года, будут только электронные трудовые книжки.
Какие документы мне тогда выдадут при увольнении, если я выберу электронный формат трудовой?
3
При увольнении работодатель выдаст справку о трудовой деятельности — в бумажном или электронном формате. В этом документе будут данные только о работе непосредственно у него. За бумажным подтверждением всего трудового стажа придется обратиться в ПФР или многофункциональный центр (МФЦ), в электронном виде сведения будут доступны на портале госуслуг.
Если вы выбрали электронный вариант трудовой, то бумажная при этом не теряет силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Ее нужно сохранить, так как она остается источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии изначально фиксируются только данные с 2020 года. Впрочем, уже с 2021 года работники смогут включить в электронную трудовую книжку записи о своем стаже за все предыдущие периоды, а не только с 1 января 2020 года. Для этого необходимо будет направить заявление в Пенсионный фонд.
Просмотреть же сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут через личный кабинет гражданина на сайте ПФР или портале госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
А если вдруг в ваших данных окажется ошибка, то можете сообщить об этом работодателю, и он должен будет все исправить.
А что если я вдруг не работал все то время, когда надо было определиться и выбрать вид трудовой?
4
Такой случай законодатели тоже предусмотрели. Например, вы ушли в отпуск по уходу за ребенком, временно не могли трудиться из-за длительного лечения или просто были безработным.
Право выбрать, как вести трудовую книжку, за вами все равно остается. Для этого нужно будет подать соответствующее заявление при первой возможности — при возвращении на работу или трудоустройстве на новое место.
Зачем нужно менять трудовые?
5
Во-первых, власти рассчитывают, что при внедрении электронных трудовых книжек работодатели смогут снизить издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных аналогов. "Этот закон даст возможность бизнесу освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников", — заявлял Вячеслав Володин.
Во-вторых, цифровой формат позволит оптимизировать и ускорить документооборот.
И в-третьих, для работника должен снизиться риск потери трудовой. "Бумажная трудовая книжка может быть утрачена, подделана, или может не сохраниться информация о работодателе, и тогда возникает необходимость в восстановлении трудового стажа по довольно сложной процедуре", — объяснял в свое время бывший тогда премьер-министром Дмитрий Медведев.
Напомним, если человек потерял трудовую книжку, когда официально работал, то восстанавливать ее обязан работодатель. А вот если хозяин лишился ее, когда был безработным, то процесс восстановления рискует затянуться. В первую очередь гражданин должен обратиться на последнее место работы. Но если организация, например, обанкротилась или перестала существовать, то придется идти к работодателю, который был до этого, и так далее.
Централизованная электронная база должна помочь избежать таких трудностей. Как следствие, электронная трудовая сможет защитить от проблем с получением пенсий, если работники не смогут подтвердить свой стаж с помощью бумажной трудовой.
К тому же передача сведений в режиме онлайн должна облегчить и оформление для тех, кто работает удаленно, рассчитывают в правительстве.